[PM] 프로젝트 매니저와 변화 관리 Change Management

문화를 이해해야 한다

조직의 문화를 아는 것은 중요하다.

조직의 문화가 곧 당신이 프로젝트를 이끌 때 나아가야 할 방향을 제시해주기 때문이다.

반대로 조직의 문화 또한 조직의 목표와 전략에 따라 알맞게 형성되어야 한다.

조직의 문화는 구성원들의 복장, 생일축하 행사부터 온보딩 프로그램, 업무 프로세스까지 다양한 부분에서 확인할 수 있다.

 

기업의 문화는 곧 그 기업의 정체성이다.

조직의 문화는 구성원들이 공유하는 가치, 미션, 역사 등의 요소들을 반영하기 때문이다.

이는 당연한 것이 아니므로, 리더는 조직의 목표, 가치가 실제 기업문화에 반영될 수 있도록 의식적으로 노력해야 한다.

프로젝트 매니저는 기업의 문화를 제대로 이해해 그를 기반으로 조직의 업무 효율을 높이고 발전시켜야 한다.

 

프로젝트 매니저는 기업 내 변화를 이끄는 사람이다.

변화를 이끌어내기 위해서는 커뮤니케이션이 매우 중요하다.

어떤 것이 변해야 하는지, 어떻게 변해야 하는지, 그 결과는 어떻게 될 것인지 구성원들과 활발하게 논의할 수 있어야 한다.

커뮤니케이션의 방식은 조직의 문화에 따라 상이하므로 PM은 입사 직후 이를 파악하기 위해 노력해야 한다.

정리하자면, PM은 변화를 이끌어내기 위해 조직의 문화에 대한 이해를 기반으로 적절한 의사소통을 할 수 있어야 한다.

 

조직의 문화를 이해한다는 것은 거창한 것이 아니다.

구성원들의 개별적인 상황을 이해하는 것 또한 문화를 이해하는 것이다. 사람이 문화를 만든다!

따라서 문화를 이해한다는 것은 팀 구성원들과 사려깊은 대화를 통해 그들의 상황을 파악해 배려하는 것 또한 포함한다.

예를 들어, 오후에 어린이집 하원을 시켜야 하는 팀원을 위해 오후 늦은 회의를 잡지 않는 것 등이 PM이 할 수 있는 일이다.

PM과 변화관리

변화는 사전적 의미로 '사물의 성질, 모양, 상태 따위가 바뀌어 달라짐'을 뜻한다.

조직이 변화한다는 것은 조직을 구성하고 있는 것(프로세스, 기술, 도구)이 이전과는 다른 상태가 된다는 것을 의미한다.

기업이 경쟁에서 살아남기 위해서는 시간의 흐름에 따라 적절한 새로운 프로세스와 도구를 성공적으로 정착시켜야 한다.

이러한 변화를 담당하는 것이 PM이다.

 

PM은 변화를 위한 프로젝트를 진행할 때가 있다. 이를 변화 관리 Change management라고 부른다.

이때 프로젝트의 결과물은 '새로운 프로세스 도입', '새로운 도구 사용문화 정착' 등이 된다.

변화 관리를 성공하기 위해서는 앞서도 언급했듯이 조직의 문화를 제대로 파악하고 있어야 한다.

문화에 대한 이해를 기반으로 '과연 이러한 변화를 조직 구성원들이 받아들일 수 있을지'를 조사해야 한다.

새롭게 도입하고자 하는 것이 아무리 최첨단이라고 해도 그것을 사용하는 사람들이 거부감을 느끼면 말짱 도루묵 아니겠는가!

따라서 PM은 의사소통 스킬과 적절한 변화 관리 툴을 통해 새로운 기술, 시스템이 조직 안에 '스무스'하게 정착할 수 있도록 해야 한다.

 

물론 주니어가 이런 막중한 프로젝트의 책임자가 되지는 않는다.

하지만 직급을 막론하고 PM은 변화에 대해 조직이 어떻게 반응하는지 살펴봐야 한다.

특히 프로젝트의 결과 업무에 영향을 받게 되는 사람들의 모습에 집중해야 한다.

프로젝트의 영향을 받는 사람들은 업무 프로세스 변화, 예산 변경, 일정 변화, 책임구조의 변화 등을 겪는다.

이 외에도 건물 리모델링, 회사 로고 변경 등도 변화 관리에 포함되는 항목이다.

그들이 새로운 도구를 받아들이는가? 적절하게 이해하고 적용하고 있는가? 새로운 것에 어떻게 반응하고 있는가?

PM 이러한 질문들에 답하면서 조직 구성원들이 변화를 인정하고 성공적으로 적응할 수 있도록 도와야 한다.

변화 관리 모델의 주요 컨셉

변화 관리를 위한 모델과 전략은 여러가지가 있다. 하지만 관통하는 개념이 몇 가지 있다.

아래는 구글이 제시하는, 성공적인 변화 관리를 위해 PM에게 요구되는 항목들이다.

 

첫째, 프로젝트가 꼭 수행되어야 하는 중요한 것urgency임을 이해하고 결과에 대한 책임감을 가져야feel they empowered 한다.

프로젝트를 성공적으로 마무리하고 싶다는 동기부여, 책임감, 흥미를 가진 팀은 실제로도 일을 성공적으로 마무리할 확률이 높다.

둘째, 프로젝트 팀을 꾸릴 때 PM은 필요한 능력, 기술 조합이 무엇인지 제대로 파악하고 그에 적합한 사람들을 모아야 한다.

이는 서로의 지식과 기술을 보완할 수 있는 사람들, 즉 시너지를 낼 수 있는 사람들을 모으려고 해야하는 것을 말한다.

마지막으로, PM은 팀에게 가장 효과적인 의사소통 방식을 찾아내야 한다.

커뮤니케이션은 프로젝트 관리자에게 정말정말 정~말 중요하다. 프로젝트의 성공의 핵심이다.

효과적인 의사소통은 정보의 흐름을 원활하게 해 업무의 투명성을 높인다. 일처리를 빨리 할 수 있게 된다.

그러므로 PM은 팀 구성원들의 업무 진행상황을 빠르게 파악해 프로세스에 반영해야 한다.

 

아래 글 링크는 변화 관리 모델 몇 가지를 비교하는 글이니 참고하면 도움이 될 것이다.

https://whatfix.com/blog/10-change-management-models/

10 Proven Change Management Models (2022)

 

 

프로젝트는 일정을 완료했다고 해서 특정 순간을 기점으로 깔끔하게 종료되지 않는다.

반대 세력(?)의 저항을 받아 추가로 업무를 수행하게 될 수도 있다.

이때 PM은 포기하지 말고 (프로젝트 종료일자를 뒤로 미루고..) 반대자들의 피드백을 수용해 수정하거나 그들을 설득해야 한다.

동문 직무 특강에서 현직 스타트업 PM 선배님이 말씀하신 'PM에게 필요한 자질들'이 떠오른다. "PM은 집요해야 합니다ㅎㅎ"