[PM] 기업의 조직 구조에 따른 프로젝트 매니저의 역할

* Coursera PM certificate 과정에서 공부한 것을 토대로 작성한 글입니다

 

 

기업의 조직 구조organizational structure는 기업의 전략에 따라 형태가 결정된다.

기업에서 볼 수 있는 가장 흔한 형태는 탑다운top-down 방식의 전통적인classic 조직 구조와

기능적functional구조와  프로젝트project 구조를 혼합한 방식인 매트릭스matrix 조직구조가 있다. 

기업의 PM으로 일하게 되면 조직 구조를 이해하는 것이 중요한데, 기업의 커뮤니케이션 방식과 주요 이해관계자를 파악하는 데 도움이 되기 때문이다.

일하는 과정에서 자원 및 서포트가 필요할 때, 어느 부서에 협력을 요청해야 할 지도 조직 구조도를 통해 알 수 있다.

 

전통적 조직구조 Classic Organizational Structures

탑다운 방식의 위계질서가 존재하는 시스템으로, CEO가 여러 부서에 대한 직접적인 의사결정 권한을 가진다.그리고 각 부서의 부서별 매니저는 본인 아래의 여러 직원들에 대한 의사결정 권한을 가진다.임원진의 의사결정 사항, 권한 등이 필터링되면서 기업 내 세부 조직에 전달된다. (위에서 아래로)반대로 프로젝트의 상황보고를 할 때는 담당자가 작성한 문서가 중간 관리자의 승인 과정을 거쳐 임원진에게 전달된다. (아래에서 위로)

 

Classis Organization은 기능적 조직functional organization이라고도 부른다. 왜냐하면 보통 이런 형태의 조직은 마케팅, 회계, HR, 엔지니어링 등 기능을 기반으로 부서를 구분하기 때문이다. 각 기능부서는 기능적 관리자functional manager에 의해서 이끌어진다.그리고 부서 내 직원들은 각자가 수행할 수 있는 기능에 따라 부서를 배정받는다. 부서 내 직원들은 자신이 맡은 역할에 대해서는 전문성을 갖추고 있지만 다른 부서의  일상적 업무에는 관여하지 않는다.

 

전통적 조직에서 프로젝트 관리하기

어떤 기업의 CEO가 문제를 해결하기 위해 어떤 프로젝트를 승인했다고 생각하자.그러면 엔지니어링, 마케팅,  전략, 운영, 디자인 등 기존에 존재하던 기능 부서들로부터 차출된 직원으로 프로젝트 팀이 구성된다. 이렇게 구성된 프로젝트 팀의 구성원들은 기존 부서의 업무로부터 영향을 받지 않는다. 새로운 프로젝트가 구성될 때마다 조직 구조의 세부 사항을 변경시켜야 한다.전통적 조직에서 PM으로서 프로젝트를 이끌어야 하는 상황이라면 각 기능부서의 관리자와 적극적으로 의사소통해야 한다.부서장과의 의사소통을 통해 부서 내 인력 상황과 역량을 파악하고 부서 별 운영 및 승인 프로세스를 이해해 적절한 팀을 구성할 수 있기 때문이다.다만 기존에 운영되던 팀에 속한 인력을 빼내와 새로운 팀을 구성하는 것이기 때문에 한계가 존재할 수 있다.

 

사실 전통적 조직구조에서 PM이 가진 권한은 작은 편이며 의사결정의 범위 또한 비교적 좁다.어떤 인적/물적 자원을 확보하거나 의사결정을 내리기 위해서는 관련된 관리자나 부서장의 승인을 받아야 한다. (권한의 크기: PM < 부서장)예를 들어 PM인 당신이 예산 확충을 원한다면 우선 관리자에게 요구와 관련된 문서를 보내야 한다. 그러면 해당 관리자는 보고 체계에 따라 상위 의사결정 조직에 승인을 요청할 것이고, 최종 승인을 받아야 프로젝트의 예산이 증액될 것이다.그렇기에 PM은 프로젝트의 성과 기대치를 사전에 설정해 이를 충족할 수 있는 팀을 구성할 수 있도록 노력해야 한다.(권한이 적어 각 부서별로 최선의 옵션을 선택할 수 없으니 마지노선을 정하고 적정한 옵션을 찾으려고 노력해야 한다는 의미)

 

매트릭스 조직구조Matrix Organizational Structures

매트릭스 조직구조는 앞에서도 언급했듯이 기능 뿐 아니라 프로젝트에 따라서도 부서가 구분되는 조직이다.이 때문에 전통적 조직보다는 다소 복잡한 조직도를 가지고 있으며, 직원 별 관리자 또한 두 명 이상 존재한다.전통적 조직에서 각 직원은 자신이 속한 부서의 관리자 한 명에게만 보고하면 됐지만 마케팅 부서 직원-마케팅 부서 관리자매트릭스 조직에서 한 사람은 자신이 속한 기능부서 관리자와 프로젝트 관리자 등 두 명 이상의 리더에게 보고해야 한다.

한 사람이 두 개 이상의 보고체계에 속해있다고 생각하면 된다.

https://asana.com/ko/resources/matrix-organization

 

매트릭스 조직에서 프로젝트 매니저는 진행 중인 팀에 대한 일시적인 관리자로서 존재하며 여러 기능 부서에 속한 직원들을 관리한다.

기능적 관리자는 주 관리자로서 프로젝트의 종류와 관계없이 자신의 (기능적)부서에 속한 직원들을 지속적으로 관리한다. 

이처럼 두 명 이상의 리더에게 보고해야 하는 체계이기 때문에 프로젝트 관리자의 권한 정도에 따라 종류가 구분된다. (weak-balanced-strong)

그리고 보고 체계가 복합한 만큼, 리더 간의 의견 마찰이 생기지 않도록 명확한 프로젝트 목표를 설정하고 적극적으로 의사소통하는 것이 중요하다.

 

매트릭스 조직에서 프로젝트 관리하기

매트릭스 조직의 구성원은 두 명 이상의 관리자 또는 리더에게 업무사항을 보고해야 한다. 한 사람이 두 개 이상의 프로젝트에 속해 있으면 보고 횟수는 더 늘어난다. 복잡하다!이처럼 매트릭스 조직에서는 여러 이해관계자가 서로 복잡하게 얽혀 있으므로PM은 자신에게 중요한 이해관계자가 누구인지 제대로 파악하고 그들과 우선순위에 대해 합의해야 한다.하지만 매트릭스 조직에서는 전통적 조직구조와 달리 직접적인 이해관계자 그리고 위계질서를 분명하게 파악하는 것이 쉽지 않다. 따라서 PM은 어떤 프로젝트가 시작하기 전에 자신이 보고해야 하는 대상이 누구인지, 승인을 요청해야 하는 대상이 누구인지 파악해야 한다.일단 전반적인 보고, 승인 체계를 파악하게 되면 매트릭스 구조는 효율적으로 운영될 수 있다.프로젝트 매니저는 전통적 조직 구조에 비해 더 많은 의사결정 권한을 가지며, 자원 확보 절차도 간결해진다.

 

이처럼 기업 내 PM의 권한과 역할범위는 조직 구조에 따라 달라진다.
효율적 업무 수행을 위해 자신이 속한 기업의 조직도를 분석해 의사결정 및 승인체계 그리고 주요 이해관계자를 파악하도록 하자!

 

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