[PM] 프로젝트 헌장project charter을 만들어보자 (2)

이전 글에서는 프로젝트 헌장의 기본요소에 대해 간단히 알아보았다.

프로젝트 헌장과 관련해 구글에서 찾은 글이 하나 있는데 읽어보면 도움이 될 것 같아 링크를 남긴다.

https://thedigitalprojectmanager.com/project-charter/

Complete Project Charter Guide: Template, Examples, & How-To

“Wait a minute,” you say, “isn’t that a project plan?” Yes and no. A project charter is the foundation upon which a project plan is built, so they are similar (see our guide to learn how to write a project plan). However, a charter is typically prepared during the project initiation stage. If approved, the project moves into the planning process. There, the charter becomes the foundation for the project plan.

프로젝트 헌장을 작성할 때 기억해야 할 점이라고 생각해서 본문 중 일부를 가져왔다.

프로젝트 헌장은 프로젝트 계획을 구분하도록 하자.

프로젝트를 본격적으로 계획하기 전 러프하게 작성하는 문서다.

지나치게 자세하게 적으려고 하지는 말자.

보스에게 통과되면 그 이후부터 프로젝트 헌장을 기반으로 디테일한 계획 작성에 돌입하면 된다. 

 

내가 배운 프로젝트 헌장 문서의 기본요소는 아래와 같다.

구글에 project charter examples 을 검색하면 정말 다양하고 디테일한 예시가 많이 등장하니 참고하면 좋다.

PM업무에서 중요시해야 하는 것은 '이해관계자가 필요로 하는 것'을 반영하는 것이라고 생각한다.

그러니 이해관계자와의 적극적인 커뮤니케이션을 통해 나의 보스가 원하는 정보를 포함한 문서를 작성하도록 하자.

비슷한 맥락에서 프로젝트 헌장을 작성하기 전에 기업 내부자료(미팅자료, OKR 등)를 적극 참고하자.

카테고리	내용
Project Title	프로젝트 이름을 적자
Date	날짜를 적자
Project Summary	프로젝트의 큰 그림을 알 수 있도록 하는 부분 1~3문장 정도로 간략하게 작성하자
Project Goals	미팅 자료를 기반으로 프로젝트의 목표 리스트를 작성한다.  프로젝트 목표는 '왜 우리가 이 프로젝트를 진행하고 있는지에 대한 답'과 같다. 프로젝트 목표들은 아래의 질문들을 설명할 수 있어야 한다. - 이해관계자들이 이 프로젝트를 진행하는 이유는? - 이 프로젝트가 종료되고 난 후의 모습은 어떠한가? - 어떤 기준을 충족해야 프로젝트가 완료되었다고 판단할 수 있는가? - 어떻게 해당 프로젝트가 성공적으로 완료되었는지 판단할 수 있는가?
Deliverables	프로젝트의 결과물은 프로젝트의 목표를 달성하기 위해 산출되어야 하는 유무형의 과업(task)을 의미한다.   ex. 학생들의 수면의 질을 높이는 것이 목표면 프로젝트의 결과물은 수면안대, 백색소음 스피커 등이 될 것이다.
Scope and Exclusion	프로젝트의 범위를 설정한다. 어떤 과업이 프로젝트 범위에 포함되지 않는지 명시하는 것이 중요하다.
Benefits and Costs	프로젝트 결과 얻는 베네핏과 비용에 대한 항목들을 나열한다.
Appendix	부록 사항을 적는다. (갈등사항에 대해 합의한 내용 등)

 

Project Charter에 디테일 더하기: 합의된 목표를 설정하는 것의 중요성

프로젝트의 디테일에 대해 논의할 때는 이해관계자에게 중요한 정보가 무엇인지 파악하고 반영하는 것이 중요하다.

가장 먼저 "우리 프로젝트의 핵심 이해관계자key stakeholders는 누구인가?"를 명확하게 파악해야 한다. 

그 다음 그들에게 중요한 정보가 무엇인지 파악한 후에 프로젝트 헌장에 해당 정보들이 포함되어 있는 지 검토해야 한다.

이해관계자가 동의하지 않는 내용이 포함되어 있는지도 확인하자. 

문서 안의 내용이 프로젝트와 관련된 모든 주요 이해관계자들의 동의를 얻을 수 있는 지 확인해야 한다.

 

프로젝트 헌장을 작성하는 것은 초기 단계에서 프로젝트를 정의내리는 데 활용되기도 하지만

그와 동시에 프로젝트 관계자들 간의 이해관계를 조정할 때 사용될 수도 있다.

프로젝트는 주요 이해관계자들 간의 합의가 이뤄지지 않으면 결국 실패하기 마련이다.

프로젝트 중간에 발견한 의견 차이를 봉합하기란 쉽지 않다. 한 번 굳어진 사항을 바꾸는 것 또한 매우 어렵다.

중간에 계획이 바뀌면 이미 한 것을 안 해야 할 수도, 예정되어 있지 않던 일을 급하게 해야할 수도 있기 때문이다.

따라서 초기 단계에서 서로간의 합의점을 찾는 것이 매우 중요하다.

본 단계 이전 단계이니 이때 실컷 계획을 수정하도록 하자.

 

앞에서도 언급했듯이 프로젝트가 실패하지 않기 위해서는 관계자들 간의 목표의 합치가 매우 중요하다.

하지만 프로젝트를 진행하다보면 비슷해보여도 미묘하게 다른 목표를 가진 사람들이 서로 충돌할 수 있다. 

똑같은 행동A를 제안하면서도 누구는 B라는 목표를 위해, 누구는 C라는 목표를 위해 말한 것일 수도 있다.

이런 상황에서 PM은 논의를 통해 목표를 통일할 수 있도록 중재해야 한다. (동네북이 될 수도 있겠다는 생각이..)

 

피드백을 받아 적극적으로 수정하고, 수정 사항을 기록하자

프로젝트 헌장을 작성했다고 일이 끝난 것이 아니다.

PM은 '모두가 합의하는 목표'를 설정하기 위해 작성된 문서에 대한 피드백을 적극 요청해야 한다.

이해관계자들에게 피드백을 요청해 본인이 놓친 '논쟁사항'이 남아 있지는 않는지 점검하고, 있다면 수정하도록 하자.

초기 단계에서 꼼꼼하게 기록을 많이 남겨두어야 나중의 실행 단계에서 마주칠 이슈에 대해 능숙하게 대응할 수 있다.

프로젝트 헌장이 이슈 해결을 위한 방향키가 되어줄 것이기 때문이다. (레퍼런스가 되어줄 것이다.)

비슷한 맥락에서 추가로 참고할 만한 자료, 회의기록이 발생하면 그것을 반영해 문서를 업데이트 하도록 하자.

 

피드백 과정을 거치면 어려 수정 사항이 발생할 수 있다.

그럴 때는 단순히 문서 내용만 고치지 않고 부록 카테고리를 생성해

'00년00월00일 어느 이해관계자들 간에 어떤 문제가 있었고 00월00일 00회의에서 이런저런 방식으로 합의했다' 식의

정보를 타임라인 형식으로 기록하는 것이 좋다.

위의 과정들을 통해 프로젝트 헌장 내에 프로젝트의 목표, 그리고 핵심 세부사항을 명확하게 기술해두어야

나중에 팀이 방황하거나 갈등을 겪는 상황을 최대한 피할 수 있다. 

 

우리 모두 첫 단추를 잘 꿰매도록 신경쓰자!