[PM] 프로젝트 착수Project Initiation가 중요한 이유와 구성 요소

 

[이 글은 Coursera의 'Google 프로젝트 관리 전문 자격증' 과정에서 공부한 내용을 토대로 작성되었습니다.]

 

프로젝트 착수는 프로젝트의 라이프사이클의 첫 단계를 말한다. 시작이 반이라고, 이 단계를 얼마나 잘 수행하느냐에 따라 이후 프로젝트의 성공 여부가 결정된다. 따라서 프로젝트 매니저는 착수 단계에서 점검해야 할 사항이 무엇인지 꼼꼼하게 살피고 확인해야 한다. 

 

프로젝트는 어떤 위험(우리가 제공하고 있는 서비스나 상품에서 문제가 발생)이나 기회(신시장 개척, 기존 상품 개선 등)가 포착되면 시작된다. 조직의 시니어들은 비즈니스 전략에 따라 프로젝트를 개시한다. 프로젝트의 예시로는 매출을 올리기 위해 신제품을 개발하거나, 부서 역량 강화를 위해 교육을 진행하거나 복리후생을 증진시키는 것 등이 있다. 이처럼 다양한 종류의 프로젝트가 기업의 필요에 의해 시작되고 운영된다. 그 시작점에서 프로젝트 매니저는 프로젝트의 목적, 사용가능한 자원의 규모, 유의사항 등 세부사항을 정의하고 점검하며, 프로젝트 이해관계자들과 충분한 논의 끝에 합의된 정의를 내리고 정책을 세워야 한다. 

 

프로젝트 착수 단계에서 PM의 역할

코세라에서 강의 들을 때는 project initiation phase라는 단어로 배웠는데 한국어로 그럴듯한 단어가 있는지 잘 모르겠다. 프로젝트 개시 단계, 착수 단계? 사실 분명한 용어가 무엇인지는 별 의미없고  '프로젝트 라이프 사이클의 첫 단계'이라고 내용만 알고있으면 충분하다고 생각한다. 아무튼,  이 단계에선 PM의 영혼의 단짝이라고 할 수 있는 '의사소통 역량'이 중요하다. 프로젝트 이해관계자(팀원, 상사, 투자자 등) 대화하고 의논하면서 구현됐으면 하는 기능, 추구하는 결과물의 이미지 등에 대한 공통된 목표점을 설정해야 한다. PM은 의사소통을 하기 위해 어떤 질문을 해야 할 지 정리하고, 의논한 내용을 문서화해서 정리해야 한다.

 

데이터가 쌓이면 프로젝트의 적절한 범위scope가 보이기 시작한다. 예를 들어 '학생들이 편하게 등교할 수 있게 하고싶다'라는 초기 아이디어가 디스커션을 거쳐 좀 더 좁은 목표(범위)인 '언덕길을 편하게 걷게 만들고 싶다'로 구체화될 수 있다. (우리 학교 떠올린 거는 안비밀) 프로젝트의 범위를 명확하게 설정하지 않은 상태에서 일을 진행하게 되면 나중에 가서 꼬이게 된다. 안 해도 될 일을 하느라 해야 할 일을 못할 수도 있다. 따라서 프로젝트 매니저는 프로젝트의 목표를 명확하게 설정 및 이해해야 하며 그에 따른 적정량의 자원을 할당받도록 해야한다. 만약 제대로 목표를 설정하지 못해 실제 필요한 양보다 적은 규모의 자원을 배정받으면...상상만 해도 숨이 막히는 그런 상황이 연출될 것이다. 그리고 이해관계자, 특히 프로젝트의 결과물을 컨펌하는 상사와 '프로젝트의 성공 기준'에 대해 충분히 논의해보아야 한다. 상사의 동의 없이 제멋대로 'A를 달성하면 성공이다'라고 생각하며 진행하다 나중에 상사로부터 'B를 달성해야 이 프로젝트는 성공이다'라는 말을 듣게 되면 그동안의 노력은 말짱 도루묵이 되어버릴 것이다. 그러니 시작(개시, 착수)단계에서 프로젝트 매니저는 주요 이해관계자과 충분한 의논과 합의를 거쳐 모두가 동의하는 프로젝트 성공 기준을 설정해야 한다. 그래야 나중에 돌아가는 길 없이 주어진 자원을 활용해 목표를 빠르게 달성할 수 있다. 

• 프로젝트의 목표 설정
• 적절한 범위 설정 및 예상되는 예산 규모 추정
• 이해관계자들 간의 합의된 성공 기준 명시

비용 편익 분석 Cost Benefit Analysis

프로젝트 착수 단계가 제대로 진행되어야 프로젝트를 통해 얻는 이윤이 비용보다 크다. 이를 확인하기 위해 프로젝트 매니저는 비용 편익 분석cost benefit analysis를 수행한다. 프로젝트 결과 얻게 될 이익(편익)을 추정하는 방법으로는 이해관계자들에게 질문하는 것이 있다. '이 프로젝트를 수행하면 우리는 얼만틈의 비용 절감 효과를 얻는가?', '사용자 경험이 향상될 수 있는가?', '이 프로젝트 결과 창출할 수 있는 가치는 무엇인가'등에 대한 질문에 답하면서 프로젝트의 편익을 추정할 수 있다. 비용을 추정할 때 떠올리는 질문으로는 '이 프로젝트를 수행하는데 있어 얼만큼의 인원과 시간이 필요한가', '장기 지출 항목, 정기적인 지출항목으로는 무엇이 있는가' 등이 있다. (일단은 이런 것이 있다는 것 정도만 알고 넘어가자.)

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프로젝트 착수 단계에서 고려하는 핵심 요소들

프로젝트 착수 단계에서 검토해야 요소들은 다음과 같다.

• 목표 Goals
• 범위 Scope
• 결과물 Deliverables
• 성공 기준 Success Criteria
• 이해관계자 Stakeholders
• 자원 Resources

1. 목표: 외부로부터 요청받은 사항을 비롯해 달성하고자 하는 것

모든 프로젝트는 명확한 목표를 가지고 있어야 한다. 목표는 주로 경영층에 의해 설정된다.

 

 

2. 범위: 프로젝트 과정에서 수행되어야 하는 항목(일)을 정의하는 것

범위를 설정할 때 '해야 할 일'이 무엇인지 정의하는 것도 중요하지만 동시에 '하지 않아도 될 일, 하면 안되는 일'이 무엇인지도 구체적으로 정의해야 한다. 그래야 나중에 추가 업무에 대한 요청이 들어왔을 때 범위를 근거로 수행 가능 여부를 판단할 수 있다.

 

3. 결과물: 프로젝트 결과 생성되는 서비스 또는 상품

프로젝트의 결과물은 고객과 고객사 또는 투자사를 위한 것이다. 상품, 상품의 특징, 프로세스, 문서, 기능 등 목표를 성취하기 위해 창출된 항목들은 모두 프로젝트의 결과물이 된다. 프로젝트의 결과물은 프로젝트 목표 달성을 위한 것으로, 매뉴얼집(출판물) 같은 유형적tangible 결과물과 서비스 교육을 위한 커리큘럼 같은 무형적intangible 결과물로 구분된다. 만약 어떤 프로젝트의 목표가 '레스토랑의 고객 서비스 만족도 향상'이라고 한다면, '서비스 매뉴얼집(유형)'과 '교육 커리큘럼(무형)'은 이러한 목표를 달성하기 위해 창출해야 하는 결과물이라고 생각하면 된다. 

 

4. 성공 기준: 프로젝트의 목표 달성 수준을 확인하는 지표

 

5. 이해관계자: 의사결정을 위해 반드시 고려되어야 하는 대상

이해관계자는 프로젝트와 이해관계가 있는 사람이거나 프로젝트의 결과에 영향을 받는 사람을 말한다. 따라서 목표, 목적, 결과물, 성공기준을 설정하는 데 있어 중요한 고려사항이며, 그들의 기대를 충족시킬 수 있는 기준을 설정해야 한다. 프로젝트 매니저의 역할은 프로젝트 이해관계자의 니즈와 기대를 파악하고 충족시키는 것이다.

 

6. 자원: 예산, 인력, 시설 등에 관한 항목

프로젝트의 시작 시점에서 필요한 자원이 무엇이고 얼만큼 필요한지 파악하는 것은 매우 중요하다. 일정 중간에 미처 파악하지 못한 필요항목을 발견하게 되면 그것을 조달하기는 쉽지 않기 때문이다. 그 뒤부터는 엉망친창이 될 것이다. 

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프로젝트 착수를 위한 프로젝트 헌장 Project Charter

 

프로젝트 착수 단계에서 프로젝트 매니저는 이해관계자의 니즈를 명료하게 파악함과 동시에 여러 관계자들의 의견 사이의 조율자 역할도 해야 한다. 합의된 목표, 결과물을 설정해야 이후 프로젝트가 반대에 부딪히지 않고 나아갈 수 있다. 이를 위해 프로젝트의 목표, 범위, 결과물, 성공 기준, 자원 항목에 대한 정리가 끝나면 프로젝트 매니저는 세부사항을 정리해놓은 문서인 프로젝트 헌장을 작성하게 된다. 프로젝트 헌장은 프로젝트의 목표와 그것을 달성하기 위해 수행해야 하는 항목들을 세부적으로 정리해놓은 문서다. 프로젝트 초기에 작성되는 이 문서는 이후 단계에서 프레임워크의 역할을 하게 된다. 나중에 갈등 또는 난관을 마주하게 되면 팀은 앞서 작성해두었던 프로젝트 헌장의 내용을 참고해 행동하게 된다.

 

이 부분과 관련해서 예~전에 작성한 글이 있는데, 토플 공부하면서 끄적인 글이라 두서가 없다.

(그렇다고 이 글이 명료하다고 보기엔 무리가 있지만..^^)

[PM] 프로젝트 헌장project charter을 만들어보자 (1)

 

ASANA라는 협업 툴 회사가 작성한 글이다. 참고하면 도움이 될 것이다.

프로젝트 착수: 성공적인 프로젝트 관리를 위한 첫 번째 단계 • Asana